Årlig revisjon av klubben

Utdrag fra sikkerhetssystemet/Mikroflyhåndboken:

1.2 ÅRLIG REVISJON AV MIKROFLYKLUBBER
1.2.1 OMFANG
Årlig revisjon av mikroflyklubber- og grupper skal bidra til å sikre at virksomheten i de lokale
klubber skjer i henhold til sikkerhetssystemet.
Klubber som har sendt inn dokumentasjon på gjennomført årlig revisjon, vil få
operasjonstillatelsen fornyet, forutsatt at relevante krav i denne Mikroflyhåndboken er
innfridd. Det forutsettes videre at eventuelle avvik i forbindelse med årlig revisjon rettes og
korrigeres innen en gitt tid av operativ leder i klubben. Operativ leder plikter å informere NLF
hvis klubben ikke oppfyller de krav som fremgår av denne Mikroflyhåndboken eller øvrige
myndighetskrav for å inneha gyldig operasjonstillatelse.
Dersom en søknad ikke fyller kriteriene blir den innsendte dokumentasjon lagret i NLFs
database, og søknaden returnert med angivelse av hva som er begrunnelsen for avslaget.
All korrespondanse og dokumentasjon knyttet til revisjon av klubber og operasjonstillatelser
lagres i NLFs database. Det er utarbeidet (internt i NLF) prosedyrebeskrivelse for håndtering
av årlig revisjon.

1.2.2 FRISTER
Den årlige revisjon skal være utført og godkjent innenfor fastsatt frist hvert år, normalt 1. mai.
Klubber som ikke har fått godkjent sin årlige revisjon innen fristen, eller har fått innvilget
utsettelse ved en begrunnet søknad, mister sin operative status inntil dette er brakt i orden.

1.2.3 ANSVAR OG UTFØRELSE
Det ligger under ansvarsområdet til klubbens styre og operativ leder å få utført revisjonen
med nødvendig tidsmargin for lukking av eventuelle avvik innenfor fristen.
Revisjonen foretas annethvert år (med odde-årstall) av en godkjent teknisk besiktningsmann,
som sender rapportskjemaet til NLF Mikroflyseksjonen. Etter lukking av eventuelle avvik,
sendes erklæring på eget skjema.
I mellomåret (med like-årstall) foretar operativ leder en intern revisjon ved hjelp av til samme
skjema, men dette skal kun arkiveres lokalt i klubben, og ikke sendes inn til seksjonen.
Operativ leder skal sende en bekreftelse til NLF Mikroflyseksjonen på at revisjonen er
foretatt, og eventuelle avvik er lukket før 1. mai. Denne bekreftelsen vil ligge til grunn for
oppdatering av oversikten på seksjonens internettsider over hvilke klubber som har gyldig
operasjonstillatelse i henhold til sikkerhetssystemet.

1.2.3.1 Avvik og merknader
Den som reviderer skal i form av rapport bl.a. gi følgende:
Avvik: Forhold som ikke er i overensstemmelse med gjeldende regelverk. Avvik lukkes ved
at forebyggende eller korrigerende tiltak dokumenteres iverksatt innen fastsatt tidsfrist.
Merknad: Forhold som har et potensiale for forbedring, men som ikke er et direkte avvik fra
regelverket.
Revisjoner blir ikke godkjent før alle eventuelle avvik er lukket. Revisjonen kan godkjennes
med gjenstående merknader.

1.2.3.2 Prosedyre for oppdatering av klubbstatus
Etter gjennomført årlig revisjon av klubb, sender teknisk besiktningsmann eller klubbens
operative leder skjemaet til NLF Mikroflyseksjonen. Hvis det ikke er notert avvik skal dette
registreres, skjemaet arkiveres, og nettsiden for operativ status for mikroflyklubbene
oppdateres.
Hvis det er notert avvik, skal disse være rettet (normalt før 1. mai) før klubbens operasjonstillatelse
kan anses opprettholdt. I de tilfeller dette ikke skjer innen frist, vil fagsjefen
umiddelbart varsle klubbens ledelse om at operasjonstillatelsen er trukket tilbake, og at all
mikroflyaktivitet under klubbens operasjonstillatelse derfor må opphøre. Status oppdateres på
nettsiden.

1.2.4 MIKROFLYKLUBBENS ORGANISASJON
Mikroflyklubben skal være organisert med nødvendige fagfunksjoner besatt slik det framgår
av den til enhver tid gjeldende utgave av Mikroflyhåndboken. Arkiv hvor historikken er
knyttet til årlige revisjoner, kopi av revisjonsdokumenter, herunder en oversikt over de
personer som til enhver tid innehar de forskjellige fagfunksjoner mv i klubben skal være
tilgjengelig.
Klubbens medlemmer skal være kjent med den årlige revisjonen og hva som forutsettes
ivaretatt internt i klubben for at denne skal kunne betrakte seg å være operativ. Dette forholdet
må være tydelig belyst overfor alle som er operative i klubben, samt personell med teknisk
oppgave i klubben, og det må framgå hvordan slik informasjon publiseres. Det må framgå
hvem som har ansvaret for å holde NLFs medlems- og lisensdatabase oppdatert til enhver tid.
Informasjon av betydning som publiseres fra NLF Mikroflyseksjonen vil alltid bli kunngjort
på seksjonens nettside, som er den offisielle informasjonskanalen. I tillegg lages det en lenke
fra seksjonens Facebook-side for å nå ut til så mange som mulig.

1.2.5 PERIFERE MEDLEMMER
Med perifere medlemmer menes aktive utøvere som opererer ut fra andre baser enn klubbens
faste tilholdssted. Med en eller flere perifere medlemmer får operativ leder en spesiell
oppgave med å holde seg orientert om deres virksomhet. Først og fremst må en sjekke om
disse medlemmene har tilknytning til andre aktive klubber i NLF Mikroflyseksjonen, og
eventuelt ta kontakt med den andre klubbens operativ leder og avtale hvem som følger opp
den enkelte. En slik avklaring skal bekreftes skriftlig mellom klubbene, og arkiveres i begge.
Har medlemmet eget fly og tilholdssted, skal ansvarlig operativ leder, i den klubben flyet er
registrert automatisk få oppfølgingsoppgaven og må kontrollere om forholdene er
tilfredsstillende på stedet det opereres fra, ref Mikroflyhåndboken 3.2.1.1 Lokal mikroflyging.
Det «perifere» medlemmet skal delta på klubbens årlige flytryggingsmøte og klubbmøter som
har et flytryggingsmessig innhold. For å holde seg à jour med vedlikehold av medlemmenes
fly, kan operativ leder be om kopi av innsendte vedlikeholdsrapporter fra den enkelte flyeier.